Weihnachten steht vor der Tür und wieder einmal bietet diese besinnliche Zeit auch Ihnen im Verein viele Möglichkeiten, Mitglieder zu gewinnen und Ihre finanzielle Lage etwas aufzubessern. Dazu stehen noch einige Termine an, wie zum Beispiel die Jahresabschlussversammlung. Alle, die in dieser Zeit im Verein eine verwaltende oder aktive Rolle spielen, wissen, dass die Weihnachtszeit mit einigen organisatorischen Herausforderungen einhergeht.
Ob Sie die Finanzberichte erstellen, Ehrenämter vergüten, die Weihnachtsfeier planen oder den jährlichen Stand auf dem Weihnachtsmarkt organisieren, wir haben Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie möglichst stressfrei durch die Weihnachtszeit kommen.
1. Die Weihnachtsfeier für Ihre Mitglieder
Eine Weihnachtsfeier im Verein zählt für Sie und Ihre Mitglieder in der Regel als Aufmerksamkeit im Rahmen eines Vereinsanlasses. Das bedeutet, Sie dürfen als Verein für Ihre Mitglieder eine Weihnachtsfeier ausrichten, obwohl in gemeinnützigen Vereinen sonst keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins an Mitglieder ausgegeben werden dürfen.
Zuwendungen dürfen bei Vereinsanlässen einen bestimmten Fixbetrag nicht übersteigen
Es gibt nur eine Sache zu beachten: Bei diesen sogenannten Vereinsanlässen dürfen die Zuwendungen einen bestimmten Fixbetrag nicht übersteigen. Und dieser Fixbetrag gilt jeweils für ein Jahr und alle Vereinsanlässe dieses Jahres zusammen. Der Vorteil: Da die Weihnachtsfeier am Jahresende stattfindet, können Sie den gesamten verfügbaren Restbetrag dieses Fixbetrags für die Feier nutzen – falls Sie denn noch Restbeträge übrig haben.
Wie hoch dieser Fixbetrag pro Mitglied für alle Vereinsanlässe ausfällt, richtet sich den Angaben der Finanzdirektion Ihres Bundeslandes sowie den jeweiligen Lohnsteuerrichtlinien. In Baden-Württemberg wurde der Freibetrag durch einen Erlass des Finanzministeriums auf 60 Euro angehoben. Bis einschließlich 2014 galt bundesweit eine Obergrenze von 40 Euro.
Denken Sie auch an vergangene Zuwendungen innerhalb des Jahres
Wichtig: Auch diese 60 Euro gelten für ein ganzes Jahr. Haben Sie also vielleicht im Sommer ein Sommerfest veranstaltet und jedem Mitglied Zuwendungen von 25 Euro zukommen lassen (zum Beispiel für Essen, Getränke, Musik, etc.), dann haben Sie für eine Weihnachtsfeier jetzt noch 35 Euro pro Mitglied übrig.
2. Weihnachtsgeschenke vom Verein
Neben den Vereinsanlässen gibt es auch noch sogenannte persönliche Ereignisse von Vereinsmitgliedern, bei denen ein Verein eine Zuwendung machen darf. Auch hier gilt die Obergrenze von 60 Euro (in Baden-Württemberg).
Bei persönlichen Ereignissen wie Hochzeit, Geburtstage oder Jubiläen gilt ein Freibetrag von 60 Euro
Im Gegensatz zu den Vereinsanlässen ist es hier ab so, dass Sie pro persönlichem Ereignis eines Mitglieds einen Freibetrag von 60 Euro zur Verfügung haben. Das bedeutet, wenn Ihr Vereinsmitglied in diesem Jahr seinen 70. Geburtstag feiert und gleichzeitig ein 30-jähriges Vereinsjubiläum dürfen Sie dem Mitglied für diese beiden Anlässe jeweils Zuwendungen im Wert von 60 Euro zukommen lassen. Beachten Sie, dass Geldgeschenke dabei grundsätzlich und ausnahmslos nicht erlaubt sind.
Beispiele für persönliche Ereignisse eines Vereinsmitglieds sind runde Geburtstage, Jubiläum der Mitgliedschaft im Verein, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes.
3. Ihr Stand auf dem Weihnachtsmarkt
Für Vereine sind örtliche Weihnachtsmärkte eine gute Gelegenheit, wieder etwas Geld in die Kassen zu spülen. Die Stände sind oft gut besucht, denn Vereine haben vor Ort oft eine große Reichweite, gute Beziehungen zur Stadt- oder Ortsverwaltung und Mitglieder und wohlwollende Besucherinnen und Besucher, die die Beteiligung am Weihnachtsmarkt zu einem erfolgversprechenden Event machen.
Gemeinnützige Vereine benötigen keinen Gewerbeschein für Ihren Stand
Ist ihr Verein gemeinnützig, wird ein Verkauf auf dem Weihnachtsmarkt in der Regel nicht mit einer Gewinnerzielungsabsicht betrieben und Sie benötigen keinen Gewerbeschein. Beachten Sie aber, dass Sie beim Verkauf von Getränken oder Speisen nachweisen müssen, dass Sie an einer sogenannten Erstbelehrung i.S.d. § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz teilgenommen haben. Für diese Erstbelehrung können Sie sich beim Gesundheitsamt anmelden. Wenn Sie Alkohol verkaufen möchten, muss dies beim Ordnungsamt angefragt werden. Auch, wenn Sie vorhaben an Ihrem Stand Musik abzuspielen, ist Vorsicht geboten: Das Abspielen urheberrechtliche Geschützter Musikstücke muss von der zuständigen GEMA-Bezirksdirektion genehmigt werden und ist kostenpflichtig.
Für Ihren Stand können Sie auch ein mobiles Kartenlesegerät mieten
Tipp fürs Abkassieren: Sie können Zahlungen auch ohne Bargeld akzeptieren, wenn Sie ein mobiles Kartenlesegerät mieten. Fragen Sie Ihr Kartenlesegerät hier unverbindlich an: https://www.gestalterbank.de/firmenkunden/vereine/kartenlesegeraet-mieten.html
4. Spendenaktionen zu Weihnachten
Ein Verein hat es immer schwer, die nötigen finanziellen Mittel aufzutreiben. Insbesondere gemeinnützige Vereine sind oft auf Spenden oder Sponsorings angewiesen und dementsprechend immer auf der Suche nach großzügigen Spenderinnen und Spendern sowie Sponsoren. Achten Sie unbedingt darauf, korrekt ausgefüllte Spendenbescheinigungen auszugeben.
Anlaufstellen können sein:
- Einzelpersonen
Erreichen Sie potenzielle Spenderinnen und Spender über direkte Anfragen oder veranstalten Sie Events wie eine Tombola oder etwa ein Benefizkonzert, bei dem Sie keinen Eintritt verlangen, sondern eine Spendenkasse aufstellen. Sie können auch ein (Online-) Crowdfunding-Projekt ins Leben rufen und bewerben. - Unternehmen
Hier kommt es auf ein gutes Netzwerk an. Im persönlichen Gespräch mit Unternehmerinnen und Unternehmen aus der Region ergeben sich oft wertvolle Kooperationen und Sponsorings. - Stiftungen, Fördermittel, Kommunen
Informieren Sie sich, ob es vor Ort passende Angebote gibt, auf die Sie sich bewerben können, oder die Ihr spezifisches Projekt fördern. Eine enge Zusammenarbeit mit der Kommune oder Stadtverwaltung sowie eine gute Öffentlichkeitsarbeit ermöglichen Ihnen und Ihrem Verein vielleicht Vergünstigungen oder Fördermittel.
Service-Clubs
Vielleicht gibt es bei Ihnen einen Club wie beispielsweise Rotary, Lions oder Inner Wheel. Diese Clubs engagieren sich oft ehrenamtlich und unterstützen örtliche Vereine und gemeinnützige Organisationen.
5. Ihre Jahresabschlussversammlung
Die Jahresabschlussversammlung ist in der Regel die letzte Veranstaltung im Vereinsjahr. Dafür gilt es einiges vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Finanzberichte und Aufstellungen fertig haben und den Mitgliedern vorstellen können. Der Jahresabschlussbericht sollte möglichst mit dem Bericht aus dem Vorjahr vergleichbar sein. Weisen Sie auf Unregelmäßigkeiten hin und erklären Sie, wenn möglich, wieso es Abweichungen gibt, zum Beispiel mehr Einnahmen im Vergleich zum Vorjahr, weil Veranstaltungen nach der Corona-Pandemie wieder möglich waren.
Informieren Sie Ihre Mitglieder rechtzeitig darüber, wann und wo die Versammlung stattfindet, und schicken Sie im besten Fall gleich eine Agenda mit. Das ist wichtig, falls vor Ort Abstimmungen oder Wahlen stattfinden und Sie ausreichend Stimmen haben. Sollte es neue Posten zu besetzen geben, hören Sie sich im Vorfeld um, ermutigen Sie Menschen, sich aufstellen zu lassen oder schlagen Sie selbst vorher Personen vor. So sind Sie am Tag der Jahresabschlussversammlung nicht unvorbereitet.
