Was ist die E-Rechnung und woher kommt sie?
Die Einführung der E-Rechnung hängt mit der Initiative Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA – VAT in the Digital Age) zusammen. Diese Initiative hat die EU-Kommission ins Leben gerufen, um in erster Linie das Mehrwertsteuersystem in der gesamten EU zu modernisieren und die Verluste durch Steuerbetrug zu reduzieren. Aus der Initiative ergeben sich mehrere Vorgaben, die Pflicht zur E-Rechnung ist der erste Schritt. In den nächsten Jahren soll ein Meldesystem für alle umsatzsteuerrelevanten Zahlungsinformationen eingeführt werden.
Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie in einem maschinell lesbaren Format erstellt ist. Das heißt, die E-Rechnung muss einem strukturierten Datensatz entsprechen, der automatisiert und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine Rechnung als PDF-Datei genügt diesen Anforderungen nicht.
E-Rechnungen müssen in strukturierten Datenformaten ausgestellt werden
Die EU hat mit der Norm 16931 genau definiert, in welchen Formaten Sie künftig E-Rechnungen ausstellen können. Strukturierte Datenformate wie EDI oder XRechnung können automatisiert weiterverarbeitet werden. Allerdings entspricht EDI nicht der EU-Norm und darf nur noch bis einschließlich 2027 genutzt werden, wenn die Rechnungsempfänger damit einverstanden sind. XRechnung entspricht der EU-Norm und kann für die E-Rechnung genutzt werden. Als hybrides Datenformat eignet sich auch ZUGFeRD. Auch dieses Format entspricht der EU-Norm, ist dabei aber auch (ähnlich wie ein PDF) für den Menschen vor dem Computer zu lesen.
Welche Unternehmen sind verpflichtet, die E-Rechnung einzuführen?
Die Verpflichtung kommt für alle Unternehmen und gilt in der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, also nur im B2B-Bereich. Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind nur Kleinstbeträge unter 250 Euro.
Ab Januar 2025 ist der Besitz von Software zum Empfangen von E-Rechnungen Pflicht
In allen Bundesbehörden und den meisten Landesbehörden sowie Kommunalverwaltungen sind die E-Rechnungen schon seit November 2020 Pflicht. Für alle anderen Unternehmen gilt ab 1. Januar 2025: Sie müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Dafür benötigen sie vor allem die richtige Software, um eine E-Rechnung öffnen zu können. Wenn Sie im Unternehmen selbst Rechnungen ausstellen, können Sie noch bis Ende des Jahres 2025 entscheiden, in welcher Form Sie die Rechnungen an andere Unternehmen versenden.
Ab 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung dann für alle Unternehmen Pflicht. Ausgenommen sind davon – allerdings nur noch bis 1. Januar 2027 – kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung?
Die Erstellung und der Versand von elektronischen Rechnungen laufen viel schneller ab als die von postalischen Rechnungen. Dadurch ist Ihre Rechnung in Zukunft früher beim Geschäftspartner. Dieser kann schneller zahlen und das wiederum sorgt in Ihrem Unternehmen für mehr Liquidität.
Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen senkt Kosten und Fehler
Für ausstehende Zahlungen werden Sie dann weniger Verwaltungsaufwand und Kosten aufbringen müssen, denn die Überwachung der Zahlungseingänge wird automatisiert. Auch das Mahnwesen ist Bestandteil vieler professioneller Rechnungssoftwares.
Sehen Sie die Umstellung als Fortschritt für Ihr Unternehmen
Wenn Sie schon heute Rechnungen auf elektronischem Weg versenden, halten sich Aufwand und Kosten für die Umstellung auf E-Rechnung für Sie wahrscheinlich in Grenzen. Versenden Sie noch postalische Rechnungen, dann sehen Sie die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen als Fortschritt für Ihr Unternehmen. Denn in den meisten Fällen ist ein digitaler Rechnungsprozess nicht nur kostengünstiger und schneller, sondern auch sicherer. Die Rechnungssoftware behält den Überblick, prüft Ihre Rechnungen und eingehende Zahlungen. Das macht den ganzen Prozess deutlich weniger anfällig für Fehler.
Und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels können Sie die so frei gewordene Mitarbeiterkapazität sicher wertschöpfender in Ihrem Unternehmen einsetzen.
Nicht zuletzt ist ein digitales Rechnungswesen auch noch umweltfreundlicher.
Wie stellt man im Unternehmen auf E-Rechnung um?
Die Grundvoraussetzung für den Versand von elektronischen Rechnungen ist ein elektronischer Übertragungsweg. Dafür braucht Ihr Unternehmen zumindest eine E-Mail-Adresse. Falls Sie Rechnungen bisher ausschließlich per Post versenden, informieren Sie Ihre Geschäftspartner, dass Sie zukünftig auf E-Mail-Versand umstellen, um in Zukunft E-Rechnungen auszustellen.
Informieren Sie sich und vergleichen Sie Anbieter von Rechnungsprogrammen
Um E-Rechnungen schreiben, öffnen und weiterverarbeiten zu können, brauchen Sie die richtige Software. Diese übernimmt auch die Archivierung Ihrer ein- und ausgehenden Rechnungen. Informieren Sie sich, welches professionelle Rechnungsprogramm das richtige für Ihr Unternehmen ist und vergleichen Sie Anbieter.
Sie können sich beim Einrichten der neuen Prozesse rund um die E-Rechnung auch Unterstützung von einem Steuerbüro oder einem IT-Dienstleister holen. Denn, wenn Sie die Software nutzen, die mit einer Schnittstelle zum Steuerbüro ausgestattet ist, werden alle Daten automatisch übermittelt und Sie sparen sich viel Aufwand und Papierkram.
Fazit
Alles in allem wird die Umstellung auf E-Rechnung ab 2025 die Unternehmen vor überschaubare Herausforderungen stellen. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen bereits digital und müssen nur sicherstellen, dies im richtigen Format zu tun und die richtige Software zu nutzen. Für alle anderen Unternehmen ist eine Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen mit vergleichsweise geringen Kosten und Aufwand zu realisieren und eine Möglichkeit, digitaler zu werden, langfristig Kosten einzusparen, umweltfreundlicher zu agieren und Mitarbeitende sinnvoller einzusetzen.
Wichtig: Gehen Sie die Umstellung rechtzeitig an, denn Ende 2024 werden viele IT-Dienstleister für die Einrichtung von neuer Software gefragt sein.
