Finanzen effizient zu verwalten, gehört zu den größten Herausforderungen für Unternehmen und Selbstständige. Denn je größer das Unternehmen wird, desto komplexer wird auch das Finanzmanagement: Zahlreiche Transaktionen, verschiedene Geschäftskonten, Rechnungen, Buchhaltung und Liquiditätsplanung erfordern Zeit und Sorgfalt.
Nach einer Unternehmensgründung setzen viele Unternehmerinnen und Unternehmer zu Beginn auf das klassische Online-Banking ihrer Hausbank oder einer Direktbank. Doch mit wachsendem Geschäft stellt sich oft die Frage: Reicht das noch aus? Eine spezialisierte Banking Software für Unternehmen kann helfen, Finanzprozesse zu automatisieren, Buchhaltung zu vereinfachen und den Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben zu behalten.
Was ist eine Banking Software für Unternehmen?
Eine Banking Software für Unternehmen ist eine spezialisierte Finanzmanagement-Lösung, die über die Funktionen eines herkömmlichen Online-Bankings hinausgeht. Während Banken meist nur den Zugriff auf ein einzelnes Konto ermöglichen, bietet eine Banking Software umfassendere Funktionen wie:
- Multi-Banking: Verwaltung mehrerer Geschäftskonten verschiedener Banken in einer einzigen Oberfläche
- Automatisierung: Erfassung und Kategorisierung von Transaktionen, automatisierte Rechnungszuordnung
- Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware: Integration mit DATEV, SAP oder anderen Buchhaltungssystemen
- Liquiditätsplanung: Echtzeit-Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und zukünftige Zahlungsströme
- Rechnungsmanagement: Erstellung, Versand und automatische Verknüpfung von Rechnungen mit Kontobewegungen
Im Kern hilft eine solche Software Ihnen also dabei, alle Arten von Finanzprozessen zu optimieren, Fehlerquellen zu reduzieren und die Verwaltung zu erleichtern.
Was sind die Vorteile einer Banking Software?
Die Finanzverwaltung eines Unternehmens kann schnell unübersichtlich und zeitaufwendig werden. Eine Banking Software hilft Ihnen dabei, die anfallenden Prozesse effizienter zu gestalten oder sogar zu automatisieren.
1. Zentrale Verwaltung mehrerer Geschäftskonten und Finanzübersicht
Gerade wenn Sie mehrere Konten bei verschiedenen Banken oder Kreditinstituten verwalten, kann es mühsam und zeitaufwendig sein, sich separat in jedem Online-Banking einzuloggen und mit verschiedenen Ansichten und Funktionen zurechtzukommen. Mit einer Banking Software haben Sie alle Konten auf einen Blick – schnell und übersichtlich abrufbar.
Dadurch ist leichter nachvollziehbar, wie viele Gelder ins Unternehmen fließen, wie es um die Liquidität steht und welche Ausgaben bevorstehen. Eine gute Banking Software bietet Echtzeit-Übersichten zu Kontoständen und Transaktionen und kann sogar Prognosen zur Liquidität erstellen. So erkennen Sie finanzielle Engpässe frühzeitig und können fundierte Entscheidungen treffen.
2. Automatisierung von Buchhaltung und Zahlungsströmen
Eine Banking Software übernimmt viele wiederkehrende Aufgaben vereinfacht oder automatisiert, zum Beispiel:
- Transaktionen werden automatisch kategorisiert
- Rechnungen lassen sich direkt mit Zahlungseingängen verknüpfen
- Wiederkehrende Zahlungen (z. B. Mieten, Gehälter) können automatisiert ausgeführt werden, indem Sie sie als Workflows anlegen, die Sie jederzeit anpassen können
- Sie wickeln Zahlungen durch optimierte SEPA- und Echtzeit-Überweisungen schneller ab
- Sie erhalten Fälligkeitsübersicht inklusive Termin- und Skontoüberwachung
- Ihre Kartenumsätze werden automatisch erstellt
- Zahlungen ins/aus dem Ausland werden inklusive Meldewesenübernahme durchgeführt
- durch unbegrenzte Datenspeicherung greifen Sie jederzeit auf alte Transaktionen zu
Das reduziert Fehler und sorgt für eine effizientere Buchhaltung.
3. Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen
Viele Banking Software-Lösungen bieten Schnittstellen zu DATEV, SAP, lexoffice oder sevDesk. Dadurch werden Ihre Buchhaltungsdaten automatisch synchronisiert und steuerrelevante Daten einfacher an Ihre Steuerberatung übermittelt.
Sie sparen sich dadurch das Suchen und Ablegen von Zahlungsdaten und Ihr Buchhaltungssystem bleibt immer auf dem Laufenden.
4. Erhöhte Sicherheit und Datenschutz
Banking Softwares sind speziell für Unternehmen entwickelt und bieten oft höhere Sicherheitsstandards als herkömmliches Online-Banking. Achten Sie darauf, dass die Datenübertragung verschlüsselt stattfindet, zum Beispiel via EBICS oder FinTS/HBCI.
Verschlüsselungsstandards im Überblick:
- EBICS steht für Electronic Banking Internet Communication Standard und ist in Deutschland ein multibankenfähiger Standard, der die Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet ermöglicht.
- FinTS steht für Financial Transaction Services. Hierbei werden Aufträge und Informationen über das Internet verschlüsselt übertragen. Kunde und Bank legitimieren sich jeweils beim anderen, tauschen die Daten im Dialog aus und bestätigen den Empfang der Nachrichten.
- HBCI bedeutet Homebanking Computer Interface. Hierbei handelt es sich um einen Standard für das Electronic Banking. Damit werden Übertragungsprotokolle, Nachrichtenformate und Sicherheitsverfahren festgelegt.
Sie möchten mehreren Mitarbeitenden im Unternehmen Zugriff auf Ihre Finanzen geben? Kein Problem mit einer Banking Software. Hier verwalten Sie verschiedene Nutzerkonten – auf Wunsch auch in getrennten Datenbeständen und mit unterschiedlichen Berechtigungen. Mittels elektronischer Unterschrift und selbst gewählten Freigabeprozessen (z.B. 4-Augen-Prinzip) sind Ihre Transaktionen besonders sicher.
Und der große Vorteil einer Banking Software: Die Daten liegen bei Ihnen und die Software ist nur während der Datenübertragungen online. Das macht Ihr Unternehmen besonders sicher vor unberechtigten Zugriffen und Betrugsversuchen.
Wann lohnt sich der Einsatz einer Banking Software?
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine Banking Software. Gerade für kleine Unternehmen oder Selbstständige kann das klassische Online-Banking zunächst ausreichen. Sobald jedoch die Anzahl der Transaktionen steigt oder Sie Ihre Finanzprozesse effizienter gestalten möchten, ist der Umstieg auf eine professionelle Banking Software eine sinnvolle Investition.
Der Umstieg lohnt sich wahrscheinlich, wenn:
… Sie mehrere Geschäftskonten verwalten und alle über eine Plattform steuern möchten.
… Sie Ihre Finanzprozesse automatisieren möchten, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
… Sie eine Buchungssoftware nutzen und Ihre Bankdaten integrieren möchten.
… Sie Ihre Liquidität lieber in Echtzeit überwachen und finanzielle Engpässe vermeiden.
… Ihr Zeitaufwand für die Finanzverwaltung zu hoch wird.
Kosten als Hürde? Nutzen Sie einen kostenlosen Testzeitraum!
Für Selbstständige oder kleine Unternehmen können die Kosten für eine Banking Software eine Hürde darstellen. Wenn sich Ihr Unternehmen noch in der Gründungsphase befindet oder Sie erst herausfinden möchten, ob sich eine Software lohnt, bieten viele Anbieter einen kostenlosen Testzeitraum an. So können Sie die Funktionen risikofrei ausprobieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Fazit
Eine Banking Software kann ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen sein, um Finanzprozesse effizienter zu gestalten, den Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben zu behalten und die Buchhaltung zu automatisieren. Besonders für Unternehmern mit mehreren Geschäftskonten oder einem hohen Transaktionsvolumen kann eine solche Lösung den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Außerdem bringt sie mehr Sicherheit sowie Transparenz in die Finanzplanung.
Allerdings handelt es sich bei einer Banking Software nicht nur um eine einfache Erweiterung des klassischen Online-Bankings, sondern um ein komplexes Tool mit vielen Funktionen. Von Multi-Banking über automatisierte Buchhaltungsschnittstellen bis hin zu Liquiditätsprognosen und SEPA-Workflows – der Funktionsumfang kann je nach Anbieter und Tarif sehr unterschiedlich ausfallen. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche Features wirklich benötigt werden. Lassen Sie sich beraten oder probieren Sie eine kostenlose Testversion aus.
Letztlich sollte der Umstieg auf eine Banking Software gut durchdacht sein. Wer sich vorab informiert und die Software testet, kann sicherstellen, dass die Lösung nicht nur Kosten verursacht, sondern tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen bietet – sei es durch Zeitersparnis, bessere Kontrolle über Finanzen oder eine effizientere Buchhaltung.
